Status et règlements

Adoptés avec les modifications à l'assemblée générale annuelle de la SSTA tenue le 28 septembre 2008

ARTICLE 1 – Nature et mission

1.1 Nom - Le nom de la Société est :

La Société Saint-Thomas-d'Aquin
La société acadienne de l'Île-du-Prince-Édouard
et est désignée par le sigle SSTA.

1.2 Statut légal

La SSTA est un organisme incorporé à but non lucratif tel que défini dans la partie II de la Loi sur les compagnies de l'Île-du-Prince-Édouard.

1.3 Mission – La mission de la SSTA est de:

Travailler pour que tout Acadien, toute Acadienne et francophone puisse vivre et s'épanouir, individuellement et collectivement, en français à l'Île-du-Prince-Édouard.

1.4 Buts – Les buts de la SSTA sont :

a) de regrouper les Acadiens, Acadiennes et francophones de l'Île-du-Prince-Édouard;

b) de représenter la communauté acadienne et francophone auprès des instances provinciale, nationale et internationale et de revendiquer leurs droits;

c) d'établir et d'administrer un fonds devant servir d'aide financière aux étudiant.e.s acadien.n.e.s et francophones de l'Île-du-Prince-Édouard;

d) voir à ce qu'il y ait une gamme complète de programmes et des services visant à promouvoir le développement de la communauté acadienne de l'Île-du-Prince-Édouard dans tous les secteurs;

e) resserrer des liens avec les autres communautés de l'Île-du-Prince-Édouard, du Canada et des pays étrangers.

1.5 Emblème – Le tricolore étoilé est l'emblème de la SSTA.

1.6 Devise – La devise de la SSTA est « Courage et Persévérance ».

1.7 Langue – La langue française est la langue d'usage et de communication de la SSTA.

1.8 Siège social – Le siège social de la SSTA est à Summerside dans la province de l'Île-du-Prince-Édouard.

1.9 Sceau – Le sceau, dont la marge du présent document porte l'empreinte, constitue le sceau de la SSTA.

ARTICLE 2 – Catégories de membres

La SSTA comprend les catégories de membres suivantes :

2.1 Membres individuels – Les Acadiens, Acadiennes et les autres francophones et francophiles âgés de 16 ans et plus, résidant à l'Île-du-Prince-Édouard et qui désirent participer aux activités de la Société, organisées en français, peuvent devenir membres en s'acquittant de la cotisation. Toute personne de 18 ans ou plus doit être membre de la Société pour bénéficier de ses services. Les membres individuels sont réunis sur le plan local au sein des comités régionaux.

2.2 Associations-membres – Toute association de l'Île-du-Prince-Édouard qui souscrit à la mission et aux buts de la SSTA peut devenir membre en s'acquittant de la cotisation annuelle fixée par le Conseil d'administration de la SSTA.

Les associations-membres sont réunies sous la SSTA par l'entremise du Forum de concertation communautaire pour discuter et travailler ensemble au développement de la vie acadienne à l'Île, et ce, pour créer une meilleure communication et collaboration.

2.3 Membres bienfaiteurs – Toute personne qui fait un don de cinq cents dollars ou plus à la Société peut être désignée membre bienfaiteur par le Conseil d'administration de la SSTA.

2.4 Membres honoraires – Le Conseil d'administration peut décerner à toute personne le titre de membre honoraire. Le membre honoraire est nommé à vie.

2.5 Cotisation – Le montant de la cotisation annuelle des associations-membres est fixé par le Conseil d'administration.

2.6 Campagne de recrutement – Le Conseil d'administration, avec les comités régionaux, s'occupera de la tâche d'organiser et de mener une campagne de recrutement annuelle.

ARTICLE 3 – Comités régionaux

3.1 Composition – Six (6) comités régionaux représenteront lesdites régions acadiennes. Chaque comité régional sera composé d'au moins sept (7) membres. Chaque comité régional détermine le nombre maximum de personnes qui y siégeront.

3.2 Pouvoirs – Le comité régional est responsable d'assurer la représentation et la participation des membres individuels et des associations-membres d'une région aux décisions et aux oeuvres de la SSTA dans cette même région. Le comité régional initiera des projets ou programmes pour répondre aux besoins de sa région et assurera la responsabilité première à l'égard de la supervision du travail des agent.e.s de développement communautaire oeuvrant dans la région. Le comité régional s'assurera d'une représentation équitable de membres à l'assemblée générale annuelle de la SSTA.

ARTICLE 4 – Droits des membres

a) association-membre

Les membres réguliers de la Société bénéficient des droits suivants :

• le droit de vote en ce qui a trait à l'élection des membres du comité exécutif;
• le droit d'obtenir tout renseignement en ce qui a trait aux affaires administratives, politiques, financières et autres de la Société;
• le droit d'examiner les livres et les comptes financières de la Société;
• le droit de présence, de parole et de vote à toute réunion générale de la Société, tel que prévu par le présent règlement.

b) Membres honoraires et bienfaiteurs

Les membres honoraires et bienfaiteurs n'ont pas le droit de vote aux assemblées générales et ne peuvent pas siéger au Conseil d'administration. Ces membres bénéficient des droits suivants :

• le droit de présence et de parole lors des assemblées générales et des réunions du Conseil d'administration;
• le droit de recevoir la documentation appropriée;
• le droit de consultation et de concertation, selon les modalités établies par le Conseil d'administration.

ARTICLE 5 – Assemblée générale annuelle

5.1 Autorité – L'assemblée générale annuelle est l'autorité suprême de la SSTA.

5.2 Composition –

a) la présidence, la vice-présidence, le secrétaire/ la trésorerie;
b) les membres en fonction du Conseil d'administration;
c) les membres individuels;
d) l'assemblée générale annuelle regroupe tous les comités régionaux et les associations-membres par l'entremise de leur délégué.e.s;
e) toute personne invitée par le Conseil d'administration peut assister à l'Assemblée générale annuelle à titre d'observateur.

5.3 Droit de vote – Seuls les membres individuels et les délégué.e.s des associations-membres (2 par association régionale et 3 par association provinciale) ont droit de vote à l'assemblée générale. Puisque l'association Jeunesse Acadienne représente un segment important du peuple acadien, elle aura droit à quinze (15) délégué.e.s avec droit de vote. Ses décisions sont prises à la majorité des voix. Un.e employé.e ne peut pas être délégué.e par son employeur.

5.4 Date et lieu – La SSTA se réunit en assemblée générale annuelle avant le 31 octobre de chaque année, à l'endroit et à la date fixés par le Conseil d'administration.

5.5 Convocation – Un avis de convocation doit être annoncé aux membres, aux comités régionaux et aux associations-membres au moins quinze (15) jours avant la tenue de toute assemblée générale.

5.6 Ordre du jour – L'ordre du jour des assemblées générales annuelles et extraordinaires est préparé par le Conseil d'administration.

5.7 Quorum – Cinquante membres et délégué.e.s des associations-membres doivent être présents pour assurer la validité des délibérations.

5.8 Pouvoirs – L'assemblée générale annuelle décide les grandes orientations et les priorités stratégiques pour l'avenir, reçoit les rapports de gestion du Conseil d'administration et de la direction générale, approuve les états financiers de l'exercice clos, élit le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente et le secrétaire/trésorier ou la secrétaire/trésorière, ratifie la nomination des autres membres du Conseil d'administration. Elle délibère sur toute question portée à l'ordre du jour.

L'assemblée générale annuelle nomme le ou les vérificateurs.

Toute proposition demandant une dépense majeure (évaluée à 5 000 $ ou plus) doit être présentée au Conseil d'administration au moins 60 jours avant l'assemblée générale.

ARTICLE 6 – Procédures de l'assemblée délibérante

6.1 Les procédures pour les assemblées générales annuelles et extraordinaires suivront les dispositions du Code Morin.

ARTICLE 7 – Procédures des élections

7.1 Comité de mise en nomination – Le comité de mise en nomination est composé de trois (3) membres nommées par le Conseil d'administration au moins 30 jours avant la date de l'assemblée générale annuelle. Il a pour tâche de rechercher des candidats et candidates aux postes décrits à l'article 9 et de présenter son rapport à l'assemblée générale annuelle au début de la séance d'ouverture.

7.2 Nominations de l'assemblée – Seuls les membres individuels et les membres des associations-membres sont admissibles aux différents postes au sein de la SSTA. Cependant, celui ou celle qui propose doit avoir la preuve que le candidat ou la candidate accepte d'être élu.e.

7.3 L'élection – Si plus d'un candidat ou d'une candidate est en nomination pour un poste, l'élection se fait par scrutin secret. Les candidats et candidates sont présenté.e.s à l'assemblée générale annuelle avant le scrutin. Est élu.e le candidat ou la candidate qui obtient le plus grand nombre de votes. S'il y a scrutin secret, le président ou la présidente d'élection ou son remplaçant ou sa remplaçante en dirige l'exécution. L'assemblée choisit deux scrutateurs ou scrutatrices.

ARTICLE 8 – Assemblée générale extraordinaire

8.1 Convocation – Une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée par le conseil d'administration ou dans les 60 jours suivant la demande, au Conseil d'administration, de 50 membres en règle ou de trois (3) associations membres (peut comprendre des comités régionaux).

8.2 Dispositions – Les dispositions concernant l'Assemblée générale annuelle s'appliquent à l'Assemblée générale extraordinaire.

ARTICLE 9 – Conseil d'administration

9.1 Composition – Le Conseil d'administration de la SSTA comprend la présidence, la vice-présidence, le secrétariat/la trésorerie qui sont élu.e.s tous les deux (2) ans et dont le mandat est renouvelable une (1) fois, ainsi que six (6) délégué.e.s des comités régionaux et 2 membres délégué.e.s par les associations membres provinciales et un (1) délégué de Jeunesse Acadienne siégeant sur le comité de ressources de celle-ci. Chaque comité régional délègue annuellement un membre élu de son comité du Conseil d'administration. Les membres délégué.e.s par les associations membres provinciales sont élu.e.s lors d'une concertation provinciale chaque année. Le comité régional ou le regroupement des associations membres provinciales nommera son remplaçant ou sa remplaçante en cas de vacance.

Les membres du Conseil d'administration restent en fonction jusqu'à l'élection de leurs successeurs respectifs.

En cas de vacance, le Conseil d'administration pourvoit au remplacement des membres du Conseil d'administration élus par l'assemblée générale.

9.2 Séances – Le Conseil d'administration se réunit au moins six (6) fois par année et à chaque fois qu'il est convoqué par la présidence.

9.3 Convocation – Un avis de convocation doit être annoncé aux membres au moins cinq (5) jours francs avant la tenue de toute réunion. La présence à une réunion constitue une renonciation à recevoir ledit avis.

9.4 Quorum et vote – – La présence de six (6) membres est requise pour assurer la validité des délibérations. Les décisions du Conseil d'administration sont prises à la majorité des voix exprimées.

9.5 Ordre du jour – L'ordre du jour des réunions est établi par la présidence.

9.6 Pouvoirs – Le Conseil d'administration est responsable de l'administration courante de la SSTA, de l'embauche du personnel et de fixer son traitement, de la supervision du personnel, du maintien du secrétariat; il reçoit les rapports de la direction générale. Il contrôle les dépenses de la SSTA, conformément au budget et aux politiques. Il nomme des comités selon les besoins et reçoit leurs rapports.

Le Conseil d'administration voit au suivi des décisions de l'assemblée générale. Il délibère sur toute question portée à l'ordre du jour de ses réunions. Il est responsable, en outre, de tous les actes prévus aux lois et règlements gouvernementaux. Il est également responsable de la préparation des états financiers et de la soumission des rapports d'activités à l'assemblée générale. Il veille à ce que les comités régionaux défendent et fassent la promotion des intérêts, de la mission et des buts de la SSTA et il les appuie dans ces rôles.

ARTICLE 10 – Comité exécutif

10.1 Composition – Le Comité exécutif est composé des administrateurs suivants :
• la présidence;
• la vice-présidence;
• le secrétariat/la trésorerie;
• la direction générale de la SSTA, membre d'office sans droit de vote

10.2 Fonctions et pouvoirs
• il accomplit toutes tâches qui lui est déléguée par le Conseil d'administration;
• il exécute les décisions qui lui sont transmises par le Conseil d'administration.

ARTICLE 11 – Fonctions des dirigeants

11.1 La présidence – La présidence dirige les réunions du Conseil d'administration et n'a le droit de vote qu'en cas d'égalité des votes. Il ou elle est porte-parole officiel de la SSTA, remplit les autres fonctions relevant ordinairement de la présidence et fait partie, de droit, de tous les comités de la SSTA.

11.2 La vice-présidence – La vice-présidence appuie la présidence et remplit ses fonctions lorsque celle-ci est dans l'impossibilité d'agir pour cause d'absence ou d'invalidité.

11.3 Le secrétaire/trésorier – Le secrétariat/la trésorerie est responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration et du Comité exécutif; elle ou il les signe lorsqu'ils sont adoptés. Elle ou il est responsable des archives, du sceau et des documents de la Société. Elle ou il est le premier responsable de l'administration financière de la Société.

Le secrétaire/trésorier est responsable de l'administration financière de la SSTA; il ou elle est responsable du rapport financier annuel.

11.4 La direction générale – La direction générale est responsable de voir au bon fonctionnement du bureau de la SSTA; il ou elle assiste avec voix consultative aux réunions du Conseil d'administration et à l'assemblée générale. Il ou elle accomplit toutes les tâches pertinentes à son poste que lui confie le Conseil d'administration : la gestion du personnel, la direction du programme d'animation, la coordination de la gestion des protocoles d'ententes avec les comités régionaux et des organismes membres (s'il y a lieu) et la direction du service d'aide financière aux étudiants et étudiantes de la SSTA. Il ou elle est responsable des procès-verbaux et de conserver les archives de la SSTA.

ARTICLE 12 – Amendements et échéanciers

12.1 Le Conseil d'administration peut soumettre un projet d'amendements aux règlements de la SSTA lors de toute assemblée générale. Un membre individuel, un comité régional ou une association membre peut aussi soumettre un projet d'amendements aux règlements pourvu qu'il ait donné avis au Conseil d'administration au moins soixante (60) jours avant l'assemblée générale. Le texte de tous les projets d'amendements doit être communiqué aux comités régionaux et aux associations-membres provinciales trente (30) jours avant l'assemblée générale annuelle.

ARTICLE 13 – Généralités

13.1 Exercice financier – L'exercice financier de la SSTA commence le 1er avril de chaque année et se termine le 31 mars de l'année suivante.
13.2 Signataires – Les signataires sont le président ou la présidente, le secrétaire-trésorier ou la secrétaire-trésorière, le directeur général ou la directrice générale et toute autre personne nommée par le Conseil d'administration. Deux d'entre eux ou elles signent conjointement les actes, titres, contrats, quittances, chèques et mandats de paiement de la SSTA.

Les actes, titres, contrats et quittances, ou toute autre documentation de nature légale doivent être signés par au moins un membre élu.

ARTICLE 14 – Forum de concertation communautaire

14.1 Nature et rôle – Le mouvement associatif acadien et francophone de l'Île-du-Prince-Édouard a la responsabilité de promouvoir une approche concertée et aussi efficace que possible entre l'ensemble des architectes du développement de la communauté. Pour ce faire, il se dote d'un lieu privilégié de concertation communautaire provincial appelé Forum de concertation communautaire (Voir Annexe A).

14.2 Responsabilité opérationnelle – Le mouvement associatif acadien et francophone reconnaît à la Société Saint-Thomas-d'Aquin la responsabilité de convoquer le Forum de concertation communautaire et d'assurer la gestion opérationnelle de la concertation provinciale (Voir Annexe A).